Besoin de modifier votre extrait KBIS ? Le guide étape par étape

Votre extrait Kbis reflète l'identité légale de votre entreprise. À chaque changement important (transfert de siège, modification de dirigeants, etc.), il est obligatoire de mettre à jour votre Kbis. Cette mise à jour est indispensable pour garantir la conformité de vos démarches et éviter tout blocage administratif. Vous découvrirez ici les étapes à suivre, les documents requis et les délais à respecter pour modifier un extrait Kbis efficacement.

Quand faut-il modifier le Kbis ?

Il est impératif de modifier un extrait Kbis dès que des changements majeurs affectent la structure de votre entreprise. Ces modifications garantissent la transparence et la conformité de vos informations légales, accessibles à tous vos partenaires et aux autorités. Voici les principaux événements qui déclenchent l’obligation de mettre à jour votre Kbis :

  • Changement de dénomination sociale : Lorsque vous changez le nom de votre entreprise, il est obligatoire de l’indiquer sur votre Kbis.
  • Modification de l'objet social de l’entreprise : Si votre société modifie ou élargit ses activités, cette nouvelle information doit figurer sur l'extrait Kbis.
  • Transfert du siège social : En cas de déménagement, vous devez actualiser l’adresse de votre siège social dans le Kbis.
  • Changement de forme juridique : Toute transformation de la forme juridique de votre société, comme le passage d’une SARL à une SA, implique une mise à jour.
  • Modification du capital social : Si vous augmentez ou réduisez le capital de votre entreprise, cela doit être reflété dans le Kbis.
  • Changement de dirigeants : Un nouveau dirigeant doit être inscrit sur le Kbis afin d’assurer la validité des informations légales.
  • Autres événements : Comme l'ouverture d’une procédure collective (par exemple, redressement ou liquidation judiciaire).

Ne pas modifier un extrait Kbis après un changement important au sein de votre entreprise peut entraîner des conséquences sérieuses. D’abord, vous risquez des sanctions financières, pouvant aller jusqu'à plusieurs milliers d'euros, en fonction de la gravité de l'omission. De plus, un Kbis non à jour peut entraîner des sanctions judiciaires, surtout en cas de litige ou de contrôle, mettant en péril la conformité légale de votre entreprise. Enfin, cela pourrait nuire à la confiance que vos partenaires commerciaux, clients ou fournisseurs accordent à votre société. Mettre à jour le Kbis est donc non seulement une obligation légale, mais aussi une question de crédibilité pour votre entreprise.

Qui peut effectuer une modification du Kbis ?

La responsabilité de modifier un extrait Kbis incombe avant tout au dirigeant de l’entreprise. C’est lui qui doit s'assurer que toutes les informations légales sont mises à jour dans les délais. Toutefois, il est possible de déléguer cette tâche à un représentant, que ce soit un salarié ou une personne extérieure, à condition que la délégation soit explicitement autorisée par les statuts de l’entreprise. Dans ce cas, le mandataire ou délégataire doit fournir les documents attestant de cette délégation lors de la soumission de la demande de modification. Il est important de noter que, dans certaines entreprises, les statuts peuvent interdire toute délégation, ce qui implique que seul le dirigeant pourra effectuer ces démarches.

Les étapes de la procédure de modification de votre extrait KBIS

Il y a trois grandes étapes pour mettre à jour votre Kbis.

La prise de décision

La première étape pour modifier un extrait Kbis est de formaliser la décision de modification. Le processus diffère en fonction de la forme juridique de l’entreprise. Dans le cadre d'une SARL ou une SAS, il est nécessaire de convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour discuter et voter les modifications. Il peut s'agir d'un changement de siège social ou d’objet social par exemple. Pour être en règle, cette assemblée doit respecter les conditions de quorum et de majorité, généralement les 2/3 des parts sociales.

En revanche, si votre entreprise est une SASU ou une EURL, l’associé unique peut prendre la décision seul, sans avoir à organiser une assemblée. Une fois la décision validée, il est indispensable de rédiger un procès-verbal qui officialise cette décision. Ce document sera une pièce maîtresse pour la suite des démarches, notamment lors du dépôt au greffe.

Bon à savoir

Pour une SNC (Société en nom collectif), la situation est différente. Toute modification du Kbis doit être approuvée à l'unanimité des associés, rendant le processus plus rigide. Il est donc indispensable que tous les associés soient d'accord pour valider les changements souhaités.

La publication d’une annonce légale

Après avoir pris et acté la décision, il est impératif de publier une annonce légale BODACC pour rendre publique la mise à jour de votre Kbis. En effet, cette étape est une obligation légale qui permet de garantir la transparence des informations à des tiers. L’annonce légale doit ensuite être publiée dans un journal habilité à recevoir des annonces légales (JAL) et doit intervenir dans un délai de 30 jours suivant la prise de décision.

De plus, l’annonce doit inclure plusieurs informations essentielles telles que la forme juridique de l’entreprise, sa raison sociale, l’adresse du siège social, le montant du capital social, et le contenu précis de la modification effectuée (par exemple, le transfert du siège ou le changement de dirigeant). Cette publication donne lieu à la délivrance d’une attestation de parution, un document indispensable pour la suite de la procédure.

Attention

Il est impératif de réaliser cette démarche dans le mois qui suit la modification du Kbis.

Le dépôt du dossier au Greffe du Tribunal de Commerce

La dernière étape de la procédure consiste à déposer le dossier complet auprès du Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise. Ce dossier doit inclure plusieurs choses :

  • un exemplaire de la décision de modification (PV de l'assemblée générale ou décision unilatérale)
  • l’attestation de parution de l’annonce légale
  • que les statuts mis à jour de l’entreprise.

Il est également nécessaire de remplir et fournir le formulaire Cerfa M2. En cas de changement de dirigeant, vous devrez remplir le formulaire Cerfa M3. Ces formulaires doivent être dûment remplis, signés et accompagnés des pièces justificatives demandées, telles qu’une copie de la pièce d'identité du dirigeant, une déclaration de non-condamnation, et une preuve de filiation si nécessaire.

Bon à savoir

Depuis la création du Guichet unique des formalités des entreprises, il est désormais possible de soumettre ces documents en ligne. Ce service simplifie grandement les démarches en permettant un dépôt numérique des pièces, ce qui accélère le traitement par le greffe. Une fois le dossier validé, les informations sur le Kbis sont mises à jour, et vous pourrez télécharger la nouvelle version de l'extrait Kbis directement depuis la plateforme.

Quel est le délai de traitement ?

Le délai de traitement pour modifier un extrait Kbis varie en fonction de plusieurs facteurs. En règle générale, après le dépôt de votre dossier complet auprès du Greffe du Tribunal de Commerce, le délai moyen de traitement se situe entre 3 et 7 jours ouvrables. Cependant, ce délai peut fluctuer en fonction de la charge de travail du greffe. Par exemple, durant certaines périodes de l'année, comme les périodes de congés ou de forte affluence de demandes (notamment en début d’année), le traitement peut prendre un peu plus de temps.

Un autre facteur qui peut influer sur le délai est la qualité et la complétude du dossier déposé. Si le dossier comporte des erreurs ou des pièces manquantes, le greffe peut demander des compléments, ce qui retardera le processus. Il est donc essentiel de bien préparer et vérifier l’ensemble des documents avant de les soumettre.

Quel est le coût de la modification ?

La modification du Kbis entraîne des frais administratifs, qui varient selon la nature de la modification et le type de société (personne physique ou personne morale). Il est important de noter que ces frais peuvent être réglés en ligne lors du dépôt via le Guichet unique des formalités des entreprises, ce qui simplifie le processus de paiement.

Type de modification Personnes physiques (Entrepreneur individuel) Personnes morales (Sociétés)
Modification simple sans publication au BODACC 48,70 € 76,01 €
Modification avec publication au BODACC 93,70 € 192,01 €
Modification avec changement de forme juridique 212,08 €
Ouverture d’un établissement complémentaire 54,06 € 64,75 €
Fermeture d’un établissement complémentaire 48,70 € 62,08 €

Suivi et vérification des informations modifiées

Une fois votre demande de modification de l'extrait Kbis déposée, vous pouvez suivre son état via le Guichet unique des formalités si vous avez effectué la procédure en ligne. Ce service vous permet de consulter l’avancement du traitement de votre dossier, de vérifier s’il a été accepté ou s’il nécessite des compléments. Dès que la modification est validée, vous recevez une notification par e-mail avec un lien pour télécharger votre extrait Kbis mis à jour. Si, après réception du document modifié, vous constatez une erreur (par exemple une omission ou une faute de frappe), il est essentiel d’agir rapidement. Vous devrez contacter le Greffe du Tribunal de Commerce concerné pour signaler l’anomalie et demander une correction. Dans la plupart des cas, un simple courrier explicatif ou une nouvelle soumission via le Guichet unique permettra de rectifier l’erreur.

La modification de votre extrait Kbis est une démarche essentielle pour maintenir la conformité légale de votre entreprise. Que ce soit pour un changement de siège social, de dirigeants ou une autre modification importante, il est crucial de respecter les étapes et de bien préparer votre dossier. En suivant ces procédures, vous garantissez la transparence de vos informations et évitez des sanctions potentielles. N’hésitez pas à recourir aux services en ligne comme Pro Entreprises pour simplifier et accélérer le processus.

FAQ

Que faire en cas de refus de modification du Kbis par le Greffe ?

Si le Greffe refuse votre demande de modification, cela peut être dû à des erreurs dans les documents soumis ou à des pièces manquantes. Il est recommandé de vérifier que tous les formulaires sont correctement remplis (Cerfa M2 ou M3), que l'annonce légale a bien été publiée et que les statuts mis à jour sont conformes. Vous pouvez également contacter directement le Greffe pour obtenir des explications précises et corriger les erreurs dans les plus brefs délais.

Comment modifier le Kbis en cas de déménagement de l’entreprise ?

Si vous changez l'adresse de votre siège social, il est impératif de modifier votre Kbis pour refléter cette nouvelle information. Vous devrez organiser une assemblée générale extraordinaire (selon la forme juridique), rédiger un procès-verbal actant le transfert, publier une annonce légale dans le département du nouveau siège, puis déposer un dossier de modification complet au Greffe du Tribunal de Commerce avec le formulaire Cerfa M2 et les documents justificatifs.

Comment ajouter une nouvelle activité sur le Kbis sans changer l'objet social ?

Ajouter une activité secondaire à votre entreprise sans modifier l'objet social initial est possible. Vous devez remplir le formulaire Cerfa M2, spécifier l'activité supplémentaire et soumettre ce document au Greffe du Tribunal de Commerce. Une publication dans un journal d'annonces légales peut également être nécessaire pour informer les tiers de cette nouvelle activité.