Extrait Kbis en ligne

Qu'est-ce que l'extrait KBIS ?

Le KBIS est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce en France. Il atteste de l’immatriculation d’une société commerciale au RCS (registre du commerce et des sociétés) et donc de son existence légale. Il est également connu sous le nom d'Extrait K-Bis ou extrait K, selon la structure de l'entreprise.

Ce document contient des informations essentielles sur une société, telles que son numéro d'identification, sa forme juridique, sa raison sociale, son adresse, son capital social, la date de sa création, et bien d'autres données encore.

Toutes ces informations relèvent du domaine public, c'est-à-dire qu'elles peuvent être consultées par n'importe quelle tierce personne souhaitant avoir une meilleure visibilité sur l'entreprise, un client ou un fournisseur par exemple.

En bref, le KBIS constitue la carte d'identité de l'entreprise, et il est généralement nécessaire pour mener à bien un grand nombre d'activités commerciales ou de démarches administratives en France. En savoir plus sur sa définition.

Les informations indiquées sur un extrait KBIS

Comme mentionné précédemment, l'extrait Kbis représente la carte d'identité officielle d'une entreprise commerciale en France. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce et doit contenir des informations actualisées sur une société. Ainsi, tout changement de situation doit faire l'objet d’une modification.

Le numéro d'immatriculation de l'entreprise

Toute entreprise exerçant une activité commerciale doit entreprendre la démarche obligatoire de s'inscrire au RCS. Le numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est donc un code qui prouve que cette formalité administrative a bien été respectée. Il est officiel, unique et invariable pour chaque entreprise et est attribué par l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE).

Il est essentiel pour l'identification légale d'une entreprise. Il est construit à partir des 4 éléments suivants :

• La mention « RCS » ;
• La ville d’immatriculation ;
• La lettre A pour les commerçants ou la lettre B pour les sociétés ;
• Le numéro SIREN de l’entreprise.

La dénomination sociale ou le nom commercial de la société

Ce champ indique le nom légal sous lequel l'entreprise est enregistrée et connue. La dénomination sociale sert donc à identifier la société et doit être mentionnée sur les factures et contrats.

Il peut s'agir du nom du fondateur ou du nom commercial choisi comme raison sociale. On peut recourir à une dénomination numérique ou en toutes lettres.

La forme juridique de l'entreprise

La forme juridique sert à définir le statut fiscal d’une entreprise. Elle renseigne donc sur la structure de celle-ci ainsi que sur la manière dont elle est gérée et la façon dont elle opère légalement.

On dénombre 5 formes juridiques principales :

• L’entreprise individuelle (EI) ;
• La société de capitaux (SARL pour les petites et moyennes entreprises et SA pour les grandes entreprises) ;
• L’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ;
• La société en nom collectif (SNC) ;
• L’entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL) ;

L'adresse du siège social de l'entreprise

L'adresse complète du siège social doit être renseignée dans ce champ. Il s'agit de l'adresse légale administrative où l'entreprise est enregistrée et doit être inscrite sur tous les courriers et factures. Si vous exercez à domicile ou n'avez pas de local professionnel, votre adresse de domiciliation personnelle et votre adresse professionnelle seront identiques.

L'adresse implique plusieurs conséquences juridiques et fiscales, telles que la nationalité de l'entreprise, le tribunal compétent en cas de contentieux ou encore le calcul de la taxe CFE (cotisation foncière des entreprises).

La durée de la société

Cette section mentionne la durée de vie de l'entreprise. Il ne s'agit pas de déterminer le nombre d'années d'expérience depuis la création de l'entreprise, mais d'indiquer la durée de vie prévue dans les statuts.

Elle ne peut excéder 99 ans lors de la création, mais peut être prolongée lorsque l'on souhaite poursuivre l'activité après le terme prévu.

Le montant du capital social de l'entreprise

Le capital social indiqué représente la somme totale apportée par les actionnaires et/ou les associés. Celui-ci est fixe lors de la création de l'entreprise et il peut varier à la hausse ou à la baisse au fil des années.

Il donne donc une idée des ressources financières initiales de l'entreprise et sert d'outil de financement à la société, lui permettant de lancer son activité, de faire face à d'éventuels problèmes de trésorerie et d'assurer sa stabilité financière.

Il faut savoir que le capital social est une garantie essentielle pour les créanciers et les financiers. En cas de problème de trésorerie, ces derniers peuvent saisir tout ou une partie de ce fonds afin de se rembourser en priorité. En cas de pluralité d'actionnaires ou d'associés, l'apport de chacun va permettre de répartir les droits et les pouvoirs de chacun au sein de l'entreprise.

Le code APE de l'activité

Le code APE (Activité Principale Exercée) est attribué par l'INSEE et est issu de la Nomenclature d’Activités Française (NAF). Ce code à 4 chiffres et 1 lettre permet d'identifier l'activité principale de l'entreprise à partir d'une nomenclature spécifique.

En cas d'activités multiples, le code APE applicable doit correspondre à l'activité principale déclarée lors de l’inscription au RCS. Votre activité principale est celle qui présente le chiffre d'affaires le plus élevé.

Le nom du ou des dirigeants de l'entreprise

Dans cette section sont listés les noms des personnes ayant le pouvoir de diriger, de gérer ou de recruter dans l'entreprise. On y indique également leur date de naissance ainsi que leur commune de naissance.

Le dirigeant de société est donc le mandataire social et une personne morale puisqu'il représente l'entreprise dans tous ses actes de la vie courante.

Le pouvoir des dirigeants

Cette section précise l'étendue des pouvoirs de chaque dirigeant, notamment en matière de pouvoir de représentation de l'entreprise.

La date de constitution de l'entreprise

La date de création indique le jour où l'entreprise a été officiellement enregistrée, autrement dit, il s'agit de la date de début d'activité. Lors de la création de l'entreprise au RCS, si la date exacte n'est pas fixée, le mois suffit pour donner une approximation.

La date de délivrance du Kbis

Il s'agit de la date à laquelle le Kbis a été émis par le greffe du tribunal de commerce.

L'utilité de l'extrait Kbis

Le Kbis est utilisé à de nombreuses fins et remplit diverses fonctions. De ce fait, il est souvent réclamé par des tiers tels que des clients, des fournisseurs, des partenaires commerciaux, des banques et les autorités administratives.

Voici quelques-unes des principales utilisations du Kbis.

La preuve de l'existence légale de l'entreprise

Le Kbis atteste de l'existence légale de l'entreprise et que celle-ci a effectivement procédé à son immatriculation au registre du commerce et des sociétés.

Cela signifie donc que la société est officiellement enregistrée et habilitée à exercer son ou ses activités commerciales en toute légalité. Cela est alors rassurant pour les clients et partenaires professionnels en cas de litige ultérieur avec l'entreprise.

L’accès aux marchés publics

Une entreprise doit obligatoirement fournir son Kbis lorsqu'elle souhaite participer à des appels d'offres publics en France.

Les autorités publiques utilisent ce document pour vérifier la légitimité des entreprises candidates.

Quant aux chefs d'entreprises, l'accès aux marchés publics constitue une belle opportunité de développer leur clientèle et leur chiffre d'affaires et d'assurer ainsi la pérennité de leur société.

L’ouverture d'un compte bancaire professionnel

Outre l'auto-entrepreneur qui n'est pas obligé d'ouvrir un compte bancaire professionnel sous certaines conditions, les autres entreprises sont tenues d'en ouvrir un afin de bien séparer les finances privées des finances professionnelles, notamment en cas de contrôle.

La plupart des banques en France exigent divers justificatifs dont un Kbis pour ouvrir un compte bancaire professionnel au nom de l'entreprise.

Les relations avec les partenaires commerciaux

L’ensemble des personnes susceptibles de passer un contrat avec une entreprise, qu'il s'agisse des fournisseurs, des clients ou des partenaires commerciaux, sont en droit de demander le Kbis d'une société.

Cet acte officiel leur permet de s'assurer de sa fiabilité et de sa solvabilité, contribuant ainsi à établir de bonnes relations commerciales basées sur la confiance et la transparence.

L'obtention de financements

Une entreprise peut être amenée à rechercher un prêt ou un investissement pour acheter du matériel professionnel ou pour accroître sa société. Elle va donc se rapprocher d'institutions financières ou d’investisseurs potentiels.

Ces derniers exigent systématiquement la présentation du Kbis afin d’évaluer la situation financière de celle-ci en vue de prendre une décision.

L’immatriculation au registre des métiers

Les sociétés commerciales doivent s'enregistrer au registre du commerce et des sociétés RCS, mais il existe en réalité différentes chambres consulaires. Par exemple, les artisans ne s'immatriculent pas auprès du RCS mais de la CMA (chambre des métiers de l'artisanat). En conséquence, ils ne reçoivent pas un Kbis mais un extrait RNE (ancien extrait d1), une version simplifiée de l'extrait Kbis.

Le changement d'adresse ou de statut juridique

Le Kbis est également nécessaire lorsque l'entreprise modifie son adresse ou son statut juridique, afin de mettre à jour les informations au registre du commerce et des sociétés.

Les modifications doivent être déclarées en ligne sur le site du Guichet Unique, mais il est également possible d'y procéder via Infogreffe.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

L'obtention d'un Kbis est relativement simple et rapide. Voici les étapes de base pour obtenir un Kbis :

Faire une demande en ligne pour obtenir son extrait Kbis

La méthode obligatoire depuis 2023 pour obtenir un Kbis est de faire une demande en ligne sur le site internet du Greffe du tribunal de commerce via infogreffe.fr.

Des informations sur l'entreprise, telles que son numéro SIRET, sa dénomination sociale et son siège social devront être renseignées.

La commande et le paiement se font en ligne de façon sécurisée sur le site.

Choisir son mode de réception

Vous pouvez opter parmi 3 modes de réception :

• Le retrait physique en vous déplaçant au greffe du tribunal de commerce compétent pour obtenir un Kbis en personne ;
• Faire une demande de Kbis par voie postale ;
• La demande de Kbis par voie électronique, dans ce cas vous pouvez le télécharger et le recevoir en format PDF.

Le coût des frais de Kbis dépend de la méthode sélectionnée, sachant que la moins chère est le retrait en personne.

Combien coûte un extrait Kbis ?

Le coût d'un extrait Kbis varie légèrement en fonction de la méthode d'obtention mais ne dépasse pas 4 euros. Les prix sont les suivants :

• 3,85 euros pour une réception par voie postale ;
• 3,37 euros pour une réception par voie électronique ;
• 2,69 euros pour un retrait physique auprès du greffe du tribunal de commerce.

Les entreprises peuvent s'abonner à un service de mise à jour automatique, où des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.

Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?

La validité d'un extrait Kbis est un aspect important à comprendre pour les entreprises en France. Officiellement, il n'a pas de date de fin de validité.

Cependant, un extrait Kbis est généralement considéré comme valable pour une durée de trois mois car il assure à quiconque le réclame d'avoir des informations actualisées sur l'entreprise. En effet, ce document contient des données sujettes à changement, comme l'adresse de l'entreprise, la désignation de son dirigeant ou d'éventuelles procédures collectives.

Cette durée de validité n'est pas imposée par la loi et s'apparente davantage à une pratique courante adoptée par les administrations et les partenaires commerciaux, les rassurant sur la fiabilité des informations fournies.

Il peut donc arriver qu’une administration ou un partenaire commercial puisse être davantage stricte et demander un extrait Kbis datant de moins d'un mois afin de garantir l'exactitude des informations communiquées. Il est recommandé aux entreprises d’être bien attentives à la date de leur extrait Kbis, et si besoin de le renouveler pour de nouvelles démarches.

Pour résumer

Voici un tableau reprenant les informations importantes à retenir en vue d’obtenir un Kbis en ligne :

Sinon obtenez ici des exemples de kbis par métier !