Kbis, c'est quoi ?
Kbis, c'est quoi ?
Quand on parle de l'extrait Kbis, on pourrait presque le comparer à la carte d'identité de votre entreprise. Un document essentiel, incontournable pour toute société qui veut prouver son existence légale. Depuis le 1er janvier 2023, l'extrait Kbis fait partie du Registre National des Entreprises (RNE), un registre qui a pris la relève du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), du Registre des Métiers (RM) et du Registre des Actifs Agricoles (RAA). Ce grand ménage administratif, c'est la loi PACTE de 2019 qui l'a orchestré, pour simplifier la vie des entrepreneurs.
Mais qu'est-ce qui se cache vraiment derrière cet extrait Kbis ? Eh bien, il y a tout un tas d'informations cruciales : la raison sociale, la forme juridique, l'adresse du siège, et bien plus encore. C’est bien plus qu'un simple bout de papier – c'est la preuve que votre entreprise existe bel et bien, un passe-partout pour une multitude de démarches administratives et commerciales. Voyons ça de plus près.
Qu'est ce que l'extrait KBIS ?
C’est tout à fait normal de se demander à quoi sert ce fameux extrait Kbis dont on entend souvent parler. Ce document est indispensable pour de nombreuses démarches administratives, que vous soyez dans le commerce ou l'artisanat. Mais concrètement, le Kbis, c’est quoi ? C’est un certificat qui atteste de l’immatriculation de votre entreprise, un peu comme une carte d’identité mais pour une société. Quand vous en faites la demande, que ce soit en ligne ou directement auprès du Registre National des Entreprises (RNE) ou du greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez, vous obtenez tout un tas d’informations sur votre entreprise.
Voici ce que le Kbis dévoile pour les informations :
- La dénomination sociale de l'entreprise,
- Le numéro SIREN et SIRET,
- La raison sociale de la société et son activité,
- Le statut juridique (SA, SAS, SARL, EURL, etc.),
- La date de l'immatriculation ou de création et la durée d'existence de la société,
- Le domaine d'activité et le code APE,
- L’adresse du principal établissement,
- La fonction et l'identité du dirigeant principal,
- Le capital social,
- Le nom de domaine de l’entreprise,
- Les coordonnées du greffe du tribunal de commerce.
Mais ce n’est pas tout ! Le Kbis donne aussi des informations sur la personne à la tête de l'entreprise, c'est-à-dire le dirigeant ou gérant. Par exemple, on y trouve l'adresse du dirigeant principal, sa date de naissance, la commune de naissance, son adresse, et même les coordonnées des administrateurs et des commissaires aux comptes.
Un petit détail à noter : l'extrait K, qui s’adresse aux auto-entrepreneurs, ne comporte pas la signature du greffier du tribunal de commerce. Il n’est donc pas considéré comme un acte authentique, mais plutôt comme un document officiel à caractère informatif. Si vous êtes auto-entrepreneur, vous pouvez obtenir cet extrait K gratuitement en vous rendant sur le site du greffe du tribunal de commerce ou via l'INSEE.
Quelle est la différence entre un extrait Kbis et un extrait K ?
On pourrait facilement confondre ces deux documents, mais ils ne s’adressent pas aux mêmes types d’entreprises. L’extrait K est conçu pour les entreprises individuelles et les micro-entreprises , à ne pas confondre avec l'extrait D1 pour les artisans. Il contient des informations sur l'identité de l'entrepreneur, la nature de son activité et l'adresse de son établissement principal. Il s'agit donc d'un document destiné aux personnes physiques.
D’un autre côté, l'extrait Kbis s'adresse aux sociétés commerciales (SARL, SA, SAS, etc.) ou exerçant une activité commerciale, c’est-à-dire aux personnes morales, peu importe les professions. Ce document est bien plus détaillé et inclut des informations sur la société, y compris les modifications statutaires. En somme, les deux documents prouvent l'existence légale d'une entreprise, mais l'extrait Kbis est souvent exigé pour des démarches plus complexes, comme la création d'un compte fournisseur.
À quoi sert l'extrait Kbis des sociétés ?
Le Kbis, à quoi sert il ? C'est le document à avoir sous la main pour pratiquement toutes les démarches administratives liées à votre entreprise. Il est incontournable pour ouvrir un compte bancaire professionnel, acheter du matériel chez un fournisseur, répondre à un appel d’offres, ou encore créer un second établissement. Cependant, certaines démarches, comme la demande d’exploitation commerciale ou les procédures de redressement judiciaire, ne nécessitent plus ce document.
La durée de validité d'un extrait Kbis
Même si l'extrait Kbis n’a pas de durée de validité officielle, la plupart des organismes demandent un document daté de moins de trois mois. C’est un peu comme un billet qui expire : passé ce délai, vous devrez en obtenir un nouveau pour éviter les mauvaises surprises.
Par exemple, une plateforme comme Malt pour les freelances demande un extrait KBIS de moins de 90 jours afin de procéder au règlement des factures. Quand la date est dépassée, il faut renouveler et uploader un nouveau KBIS, faute de quoi, le statut de l'entreprise n'est plus vérifiée et les paiements bloquées.
Comment obtenir un extrait Kbis ?
Si votre entreprise est déjà en activité
Besoin d’un extrait Kbis ? Vous pouvez en faire la demande à tout moment, que ce soit en ligne sur infogreffe.fr ou directement au registre du commerce de votre commune, au greffe du tribunal de commerce. Si vous optez pour le retrait sur place, vous repartirez avec votre Kbis en main, sinon, il vous sera transmis numériquement par email, au format PDF.
Tout au long de la vie de votre entreprise, vous pouvez demander autant d'extraits Kbis que nécessaire pour vos démarches. Pour simplifier la procédure, créez un compte sur monidenum.fr ou pappers.fr et obtenez votre extrait Kbis gratuitement et instantanément. Petite précision : les artisans et professions libérales n'ont pas besoin de cet extrait. Dans leur cas, un simple numéro SIREN suffit pour la plupart des démarches.
Si vous êtes en création d'entreprise
Dès que le dirigeant crée une société commerciale, l’inscription au RCS se fait automatiquement. Pourquoi ? Parce que la création d’une société se termine par une étape clé : le dépôt d’un dossier de demande d’immatriculation. Et tout cela passe par le Guichet unique, géré par l’INPI, qui centralise toutes les formalités des entreprises.
Depuis le 1er janvier 2023, quel que soit le statut juridique de votre entreprise, c’est ce Guichet unique qui se charge de tout. Vous n'avez plus besoin de jongler entre différents services – tout se fait en un seul endroit.
Une fois votre dossier validé, toutes les administrations concernées, y compris les greffes des tribunaux de commerce, accèdent directement aux informations fournies. Résultat ? Votre société ou entreprise individuelle est inscrite automatiquement au registre national des entreprises (RNE). Et si votre activité est commerciale, vous serez aussi inscrit au RCS, sans même avoir à y penser.
Vous recevrez dans un délai de 3 à 7 jours ouvrables un extrait Kbis par voie postale.. Ce délai peut varier selon la manière dont vous avez fait la demande, la date d’immatriculation de votre entreprise, et sa forme juridique
Combien coûte un extrait Kbis ?
Les premières demandes sont généralement gratuites, mais si vous avez besoin d’exemplaires supplémentaires, voici ce qu'il en coûte :
- 2,69 € pour une demande directe au greffe,
- 4,18 € pour un envoi par courrier,
- 3,37 € pour un envoi électronique (dont 2,69 € + 0,68 € de frais de transmission).
Le cas échéant, pour éviter de devoir y penser constamment, vous pouvez mettre en place un envoi périodique et automatique de votre extrait Kbis via le site du greffe du tribunal de commerce. Ainsi, vous aurez toujours un Kbis à jour, prêt à être utilisé.
Le Kbis, c’est un peu comme un livre ouvert : tout le monde peut y jeter un œil. Que ce soit pour votre propre entreprise, celle d’un concurrent un peu trop mystérieux, ou même un fournisseur que vous souhaitez mieux connaître ou voir sa solvabilité, vous pouvez facilement obtenir un exemplaire de leur Kbis.
Qui peut demander un KBIS?
Mais attention, pour mettre la main sur ce précieux document, vous devrez avoir une petite information en poche. Voici ce qu’il vous faut :
- Le nom de l’entreprise – simple et efficace.
- Ou bien son sigle, si c’est ce qu’elle utilise le plus souvent.
- Ou encore son numéro SIREN, ce fameux code à neuf chiffres qui identifie chaque entreprise.
Avec l’un de ces éléments, vous serez prêt à demander ce document qui en dit long sur la société que vous avez en ligne de mire. C’est un peu comme détenir la clé d’un coffre-fort rempli d’informations !
FAQ
Existe-t-il un Kbis association ?
Le Kbis est un document qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise ou d’une société auprès d’un tiers. Les associations loi 1901, n’ayant pas de but commercial, ne sont pas inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Par conséquent, elles ne peuvent pas obtenir de Kbis, même si elles exercent une activité économique.
Comment faire pour modifier un Kbis ?
Si vous dirigez une société commerciale et souhaitez modifier le Kbis de votre entreprise, vous devez contacter le greffe du Tribunal de commerce ou le Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Ces organismes doivent se trouver dans la juridiction correspondant à l’adresse du siège social de votre société.
Si vous n'avez pas de Kbis : quels risques ?
L’absence de Kbis pour les entreprises qui y sont soumises indique que vous n’avez pas effectué ou finalisé votre immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Légalement, cela signifie que vous n'êtes pas autorisé à exercer votre activité commerciale, ce qui constitue un délit de travail dissimulé passible de 3 ans de prison et 45 000€ d'amendes selon l'article L. 8224-1 du Code du travail. Sans Kbis, il est impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres. De plus, votre assurance professionnelle ne vous couvrira pas si vous ne possédez pas ce document. Renseignez-vous auprès du greffe.