Tout savoir sur le Kbis gratuit, votre guide complet

Le Kbis gratuit est possible depuis 2019

Non, vous ne rêvez pas ! Il est réellement possible de télécharger un extrait Kbis gratuit depuis octobre 2019. Rappelons aussi que la condition sine qua non à l'obtention d'un extrait Kbis est l'inscription au RCS. Cette démarche se réalise auprès du greffe du tribunal de commerce compétent en fonction de la domiciliation de l'entreprise.

Avant 2019, obtenir un Kbis était payant et fastidieux, puisqu'il fallait faire une demande soit par voie postale, soit se déplacer au guichet du greffe du tribunal de commerce compétent, ou encore procéder en ligne sur le site infogreffe.fr et payer votre document environ 3€ HT.

Cependant, un portail en ligne et 100% sécurisé a été mis en place depuis, et la démarche est donc désormais totalement dématérialisée et simplifiée. Ce portail s'appelle MonIdenum. Le mandataire social peut se rendre sur ce service et télécharger gratuitement son extrait Kbis, et ce, de façon illimitée.

Vous pouvez bien évidemment toujours passer par Infogreffe pour obtenir un Kbis. Vous pouvez soit le retirer en mains propres directement au greffe, soit demander à ce qu'il vous soit envoyé par voie postale ou par email au format électronique. Le coût peut monter jusqu'à 4 euros et dépend du mode de transmission choisi.

Il est aussi possible de réduire ce prix à seulement 1,39€ HT en effectuant une commande directement sur kbis-en-ligne.com pour le recevoir de manière quasi-instantanée dans votre boite mail.

Focus sur MonIdenum

MonIdenum est un service qui est proposé par les Greffiers des Tribunaux de Commerce. Grâce à cette plateforme, les informations du Tribunal du commerce et des sociétés sont mêlées à celles du registre du commerce et des sociétés. Le document qui est reçu a donc une véritable valeur juridique.

Ses atouts sont qu'il s'agit de services sécurisés, gratuits et illimités proposés aux dirigeants d'entreprises afin d'obtenir leur extrait de Kbis ou pour d'autres démarches comme la gestion des mandats, l'engagement judiciaire de votre entreprise etc. En revanche, impossible d'obtenir un tel document si l'on n'est pas le chef d'entreprise.

Qui peut réclamer un extrait Kbis gratuit sur Monidenum?

D'une façon générale, toute personne physique ou morale inscrite au RCS peut demander gratuitement un Kbis, ce qui inclut donc :

• Les auto-entrepreneurs ;
• Les sociétés types SA, SASU, SARL, etc. ;
• Les artisans ;
• Les agents commerciaux immatriculés au RSAC.

La seule condition pour accéder à votre extrait KBIS à titre gratuit est d'être le représentant légal de la société.

Comment obtenir un Kbis gratuit via MonIdenum ?

La création de votre compte

Vous devez en tout premier lieu vous rendre sur le site internet www.monidenum.fr, puis créer et enfin activer votre compte. La démarche peut sembler quelque peu fastidieuse, mais c'est le prix à payer (ou justement pour ne pas payer) afin de bénéficier d'un service sécurisé et d'un document officiel.

Voici les étapes :

• 1/ Enregistrez votre adresse email et validez-la à l'aide d'un système de double authentification.
• 2/ Définissez votre mot de passe, celui-ci devra respecter un certain format avec lettres chiffres, caractères spéciaux et majuscules.
• 3/ Renseignez votre numéro de téléphone, celui-ci sera confirmé par la réception d'un code de confirmation à entrer.
• 4/ Téléchargez un justificatif d'identité et confirmez les informations présentes dessus (nom, prénom, date de naissance, commune de naissance etc). Il peut s’agir du passeport, de la carte d'identité ou du titre de séjour.
• 5/ Relisez l'ensemble de vos informations personnelles avant de valider.
• 6/ Le système recherche toutes les entreprises dans sa base de données (RCS, RSAC, RSEIRL) à partir de vos données personnelles d'identité.
• 7/ Choisissez les entreprises vous appartenant.
• 8/ C'est terminé, votre compte est créé !

Comment récupérer l'extrait Kbis une fois le compte créé sur Monidenum ?

Vous devez obligatoirement passer par la création et l'activation de votre compte pour récupérer le Kbis de votre entreprise. Une fois votre inscription finalisée, connectez-vous à votre compte et choisissez la rubrique « Kbis & Performances ». Enfin, vous n'aurez plus qu'à cliquer sur le bouton de téléchargement, le document est au format PDF.

Les autres services de MonIdenum pour les mandataires sociaux

Ils sont nombreux ! Actuellement, en plus du service gratuit d'extrait Kbis, MonIdenum vous permet de bénéficier de la plateforme Tribunal Digital. Grâce à votre clé unique d'authentification MonIdenum, vous pouvez réaliser directement depuis le site du tribunal digital les démarches suivantes :

• Assignation à comparaître : pour engager des procédures judiciaires en ligne.
• Injonction de payer : afin de demander le paiement de créances dues.
• Opposition à injonction de payer : nécessaire pour contester une injonction de payer reçue.
• Requête au président : pour faire une demande formelle au président du tribunal.
• Ouverture de procédure collective : dans le but d'initier une procédure en cas de difficulté financière.
• Requête au juge commissaire : adresser des demandes spécifiques au juge commissaire dans le cadre de procédures collectives.

Vous verrez, vous ne pourrez plus vous en passer. Ces services visent à vous offrir une plus grande flexibilité et à faciliter la gestion de vos formalités judiciaires et administratives. Grosso modo, MonIdenum a pour objectif de simplifier la vie des mandataires sociaux en leur offrant un éventail de formalités et démarches à effectuer en ligne.

Peut-on modifier un extrait Kbis ?

Dans quels cas notifier des changements ?

En cas de modification prenant place dans votre entreprise, votre Kbis doit être modifié en conséquence, afin d'attester de ce changement.

Vous êtes alors tenu de déclarer les événements relatif à :

• Un changement de dénomination sociale ;
• Un transfert de siège social ;
• Une modification de la forme juridique ;
• Une augmentation de capital ;
• Un changement de dirigeant ;
• Un changement d'adresse du dirigeant principal
• Une modification de date de clôture de l'exercice annuel ;
• Un changement de logo ;
• Une modification de l'objet social.

Comment procéder à la mise à jour du Kbis via Infogreffe ?

Vous devez vous rendre sur le site infogreffe en vous connectant à votre compte. Quelques informations seront réclamées, telles que le numéro SIRET, ainsi que le remplissage d'un formulaire. Certains justificatifs seront à joindre avant de procéder à la signature électronique et au paiement. La démarche n'est pas gratuite via infogreffe et ne l'est pas non plus via MonIdenum.

Est-il possible de demander un extrait K gratuit pour un auto-entrepreneur ?

Oui, tout comme les dirigeants de sociétés SAS, SASU, ou SARL, les auto-entrepreneurs peuvent télécharger leur extrait K gratuitement et sans limite depuis le site MonIdenum. Pour ce faire, il suffit de reproduire le process d'inscription sur la plateforme ci-dessus. Contrairement aux sociétés comme les SAS ou SARL, l'extrait légal pour un auto-entrepreneur n'est pas un Kbis mais un extrait K.

En effet, depuis 2015, les auto-entrepreneurs doivent, tout comme les autres sociétés commerciales et artisanales, s'immatriculer au Registre du National des Entreprises (RNE). Ils reçoivent alors un extrait K qui atteste de la légalité de leur entreprise. En revanche, un auto-entrepreneur artisan n'est pas enregistré au Registre du Commerce et des Sociétés, mais au Répertoire des Métiers (RM). Pour obtenir son extrait K, il devra contacter soit le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) auquel il est rattaché, soit le RNE.

Avis de situation SIRENE : comment l’obtenir ?

Parfois utile, l'avis de situation au répertoire Sirene peut aussi servir de carte d'identité pour votre entreprise mais avec moins de détails qu'un extrait Kbis. Vous pouvez obtenir cet avis en visitant le site l'INSEE et en recherchant votre entreprise soit par son nom, soit par son numéro de SIREN ou SIRET.