Comment obtenir un extrait Kbis pour une association ?
Comment obtenir un extrait Kbis pour une association ?
Le Kbis, c’est un peu la carte d’identité des entreprises : un document officiel qui prouve son existence légale. Sur cet acte administratif, il est dévoilé tout ce qu’il faut savoir sur une société immatriculée au RNE (Registre National des Entreprises) et au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS): nom, adresse, numéro SIREN, dirigeants, activités… Il est indispensable pour des démarches telles que l’ouverture d’un compte bancaire ou la participation à un appel d’offres. En résumé, l'extrait Kbis, c’est la preuve que votre entreprise est bien sur les rails.
Mais voilà, quand on parle d’associations, les choses se compliquent. Contrairement aux entreprises, une association n’a pas pour but de faire du profit. Elle est créée pour mener des actions à caractère social, culturel ou encore sportif, et n’a donc, en principe, pas besoin de ce fameux Kbis. Cela signifie que la majorité des associations loi 1901 n’ont aucune raison de s’inscrire au RCS et, par conséquent, n’ont pas accès à cet extrait. Pourtant, dans certains cas bien spécifiques, comme pour celles qui exercent des activités financières ou monétaires, un extrait Kbis pour association peut devenir une nécessité.
Les associations concernées par l'extrait Kbis
Comme nous venons de le voir, la majorité des 1,5 millions associations actives en France n'ont pas besoin d'un extrait Kbis (source Associatheque) car elles n'ont pas vocation à exercer une activité commercial à titre principal. Néanmoins, il existe quelques exceptions. En effet, certaines associations sont tenues de s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et donc, d’obtenir un extrait Kbis pour leur activité. Qui sont ces élus ? Principalement des structures dont les activités s’apparentent à celles d’une entreprise ou à une activité commercial et à but lucratif.
Ne pas confondre l'extrait Kbis avec le numéro RNA. Un numéro unique RNA est attribué à chaque structure associative lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA). Il est composé de la lettre W et de 9 chiffres à la suite.
Premièrement, il y a les associations qui émettent des obligations ou des titres de créance négociables régies par les lois L.213-8 du Code monétaire et financier. Oui, vous avez bien lu, certaines associations émettent des obligations, un peu comme une société cotée en bourse ! Ce sont souvent des projets de grande envergure, dans des secteurs comme la santé ou la recherche scientifique, qui nécessitent ce type de levée de fonds. On peut citer par exemple La Fondation de France ou Action contre la faim.
Ensuite, nous avons les associations qui effectuent des opérations de change manuel régies par les articles L.524-1 du Code monétaire et financier comme La Croix Rouge française ou Médecins Sans frontières. Vous les imaginez, ces associations, en train d’échanger des devises comme de véritables cambistes ? Ce sont généralement des organisations à vocation internationale, œuvrant dans des domaines humanitaires ou sportifs, qui traitent régulièrement avec différentes monnaies. Ce n'est pas le genre d’activité que l'on s’attend à voir chez une association de quartier, mais elles existent bel et bien !
Enfin, mentionnons un dernier cas particulier : les associations qui endossent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce. Ici, on parle d’associations un peu plus proches des réalités commerciales, comme les associations de commerçants ou celles qui gèrent des espaces commerciaux. Leur inscription au RCS et leur obtention du Kbis sont alors obligatoires. Il y a par exemple Union des Commerçants et Artisans de Bordeaux (UCAB) ou les Vitrines de France.
Une association peut exercer une activité lucrative, si et seulement si son objectif final n'est pas le partage des bénéfices.
Dans quels cas une association a t-elle besoin d'un extrait KBIS ?
Une association peut avoir besoin d'un extrait KBIS pour plusieurs raisons :
- La création d'un compte bancaire : Si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel, ce précieux sésame vous sera demandé. Et pour cause : les banques veulent s’assurer que votre association a bien été enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), un peu comme si elles vérifiaient que vous êtes bel et bien le capitaine de votre navire.
- La demande de subvention : Si votre association aspire à des subventions publiques ou veut répondre à des appels d’offres publics, le Kbis devient incontournable. Imaginez-vous candidatant à un projet sans cette preuve officielle d'existence ? Ce serait comme vouloir participer à un marathon sans dossard !
Enfin, sachez que le Kbis a une date limite de validité. Il doit être daté de moins de trois mois pour être recevable dans de nombreuses démarches. Les administrations et partenaires veulent s’assurer que les informations qu’il contient sont encore fraîches et à jour, car une association peut évoluer : changement de dirigeants, de siège social, ou de domaine d’activité. Un conseil ! Garder votre Kbis à jour.
Quelles sont les démarches pour l'obtention d'un extrait Kbis d'une association ?
Avant de pouvoir obtenir votre extrait Kbis, il y a quelques étapes à franchir.
Les conditions préalables
Avant d'accéder à ce document administratif, votre association doit répondre à certains critères pour s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et au RNE. Comme évoqué plus tôt, seules les associations exerçant des activités financières ou commerciales – comme l'émission d’obligations ou les opérations de change manuel – sont concernées. Une fois cette étape cruciale franchie, vous obtiendrez un numéro SIREN/SIRET, un peu comme votre plaque d'immatriculation pour circuler légalement dans le monde administratif.
Les différentes démarches pour obtenir un Kbis
Une fois votre association immatriculée au RCS, le processus d’obtention du Kbis devient un simple jeu de piste administratif.
- Votre Kbis en ligne : La manière la plus rapide et pratique de récupérer votre Kbis est d'effectuer la demande en ligne sur le site Infogreffe ou sur Kbis-en-ligne.com . Il vous suffit d'avoir sous la main le numéro SIREN de votre association ou sa dénomination exacte. En quelques clics, vous pourrez accéder au formulaire de demande et obtenir un Kbis au format numérique (PDF) immédiatement. Ce service n'est pas gratuit ! Bien sûr, il faudra payer la somme modique de 3,50€ HT pour une transmission électronique sur infogreffe.fr et seulement 1,39€ HT sur kbis-en-ligne.com Rapide, efficace, et surtout, vous évitez la file d'attente !
- Sur place, au greffe du tribunal de commerce : Si vous préférez une méthode plus traditionnelle ou que vous avez besoin du document en main propre, vous pouvez vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre association. Là encore, munissez-vous du numéro SIREN, et pour la modique somme de 2,69€ HT, vous repartirez avec votre Kbis sous le bras, prêt à être utilisé.
- Par courrier : Enfin, pour les plus patients, il est possible de demander le Kbis par courrier. La démarche est similaire, mais le coût légèrement plus élevé (4,03 €) en raison des frais postaux. Soyez prévoyant, car cette méthode peut prendre un peu plus de temps, le temps que les rouages administratifs fassent leur chemin jusqu’à votre boîte aux lettres. Il faut estimer entre 3 à 7 jours ouvrés.
Besoin de le récupérer ? Rien de plus simple ! Il suffit de vous rendre sur le site du Journal Officiel, où vous pouvez télécharger ce document à tout moment en recherchant par numéro RNA (2), SIREN (3) ou nom de l'association (1). C’est un justificatif parfait pour toutes vos démarches administratives, que ce soit pour l’ouverture d’un compte bancaire ou la demande de subventions. Ce document fait foi auprès des tiers, tout en étant gratuit et disponible en ligne, ce qui le rend aussi pratique que le Kbis pour les sociétés commerciales.
Avis de situation SIRENE de l’INSEE
L’autre alternative, tout aussi précieuse, est l’avis de situation SIRENE délivré par l’INSEE. Si votre association a obtenu un numéro SIRET, c’est ce document qui vous permettra de prouver son enregistrement et son existence administrative. C’est particulièrement utile pour les associations qui doivent gérer des salariés, recevoir des subventions ou effectuer des opérations soumises à la TVA.
L’avis de situation SIRET est comme un instantané de la situation juridique de votre association à un moment donné. Il mentionne notamment votre numéro SIRET, votre code APE, et des informations sur les activités de l’association. Vous pouvez le télécharger en ligne sur le site de l’INSEE, et il est couramment accepté dans les démarches où un Kbis serait demandé à une entreprise.
Les cas particuliers et exceptions où votre association commerciale n'aura pas besoin d'un extrait KBIS
Comme toujours en matière administrative, il y a des exceptions à la règle, des chemins de traverse que certaines associations doivent emprunter. Si vous êtes dans l’une des situations suivantes, vous ne serez pas concerné par les démarches classiques pour obtenir un Kbis ou prouver l’existence légale de votre association. Voyons ensemble ces cas particuliers.
Associations en Alsace-Moselle : un régime à part
Les associations situées en Alsace-Moselle fonctionnent sous un régime bien spécifique. Dans cette région, elles ne sont pas inscrites au Répertoire National des Associations (RNA) comme la plupart des associations en France. Pourquoi ? C’est une particularité liée à l’histoire juridique de la région, qui applique encore certaines règles issues du droit local d’avant le retour à la France.
Plutôt que de s’enregistrer au RNA, ces associations doivent s’inscrire au registre local des associations, tenu par le tribunal d'instance. Ce registre remplit la même fonction que le RNA, mais à l’échelle régionale. Ainsi, si vous dirigez une association dans l'un des départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin ou de la Moselle, oubliez le Kbis ou l’extrait RNA : c’est au tribunal d'instance que vous devrez vous adresser pour prouver l’existence de votre association.
Associations exerçant des activités artisanales : une inscription particulière
Certaines associations, bien que non commerciales, peuvent exercer des activités artisanales. Si votre association propose des services relevant de l’artisanat (comme la fabrication de produits, ou des services techniques), et qu’elle emploie moins de 10 salariés, vous devrez vous inscrire au Registre National des Entreprises (RNE). Ce registre a remplacé le Répertoire des Métiers depuis janvier 2023.
Dans ce cas, votre association recevra un extrait d’immatriculation similaire à un Kbis, mais adapté aux activités artisanales. Ce document est indispensable pour prouver que votre association exerce bien son activité de manière légale et encadrée. Il est particulièrement utile pour des démarches telles que l’embauche d’apprentis ou la participation à des marchés publics.
Que vous soyez une association à but non lucratif ou une structure plus proche du modèle commercial, connaître vos obligations administratives est essentiel pour naviguer dans le paysage juridique. Si l’extrait Kbis concerne une minorité d'associations, il existe toujours des alternatives pour prouver votre existence légale et mener à bien vos projets. Chaque association est unique, tout comme ses besoins administratifs, et il est crucial de bien comprendre les spécificités qui vous concernent pour éviter tout obstacle bureaucratique.
FAQ
Quelle est la différence entre une association et une fondation ?
L’association est un collectif qui fonctionne par la volonté de ses membres, la fondation se concentre sur la gestion d’un patrimoine au service d’une cause, souvent grâce à des dons.
Est-ce que les associations à but non lucratif ont besoin de l'extrait Kbis ?
Généralement, les associations qui n'exercent pas d'activités commerciales (telles que les associations culturelles, sportives, caritatives, etc.) n'ont pas besoin d'un extrait Kbis car elles ne sont pas immatriculées au registre du commerce et des sociétés.
Quelles sont les implications fiscales liées à l'obtention de l'extrait Kbis associations ?
En obtenant l'extrait Kbis, les associations peuvent être soumises à la TVA et à des impôts commerciaux si elles dépassent certains seuils de chiffre d'affaires dans le cadre de leurs activités lucratives.