Comment obtenir son extrait Kbis auto-entrepreneur ?

Un extrait KBIS, on parle plutôt d'un extrait K pour une entreprise individuelle, est un document officiel permettant à un auto-entrepreneur de prouver son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au Registre National des Entreprises (RNE), depuis la Loi Pacte de 2019. Il est possible de comparer le Kbis d'un auto entrepreneur à la carte d’identité de la micro-entreprise. Voici toutes les solutions pour obtenir votre extrait Kbis en vous présentant les solutions payantes et gratuites.

Qu’est-ce que le Kbis pour un auto-entrepreneur ?

Pour répondre à cette question, imaginez le Kbis comme la carte d’identité de votre micro entreprise, une pièce que vous devez sortir à chaque fois que l’on vous demande de prouver que vous êtes bien une entité légale. Il atteste de l'existence de votre statut d'auto entrepreneur, noir sur blanc, dans les registres du commerce (RCS) et au RNE. Pourtant, si vous êtes auto-entrepreneur, vous n’avez pas vraiment besoin de brandir un Kbis classique. Ce qui vous concerne, c'est plutôt l'extrait K.

La différence entre un extrait Kbis et un extrait K ? Le Kbis est réservé aux grandes entreprises et sociétés commerciales, tandis que l'extrait K est le document dédié aux entreprises individuelles, comme la vôtre. Mais ne vous y trompez pas, les deux jouent exactement le même rôle : prouver que vous êtes bien immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), en toute légalité.

A quoi sert un extrait KBIS pour une auto entreprise ?

Eh bien, le Kbis ou l’extrait K est comme un sésame magique. Sans lui, ouvrir un compte bancaire professionnel pourrait vite devenir aussi compliqué que de monter une armoire IKEA sans notice ! Certains fournisseurs ou partenaires commerciaux n’oseront pas vous faire confiance sans ce précieux document. C’est une preuve tangible que votre entreprise existe bel et bien, prête à conclure des contrats ou à recevoir des commandes.

Le saviez-vous ?

Il n'y a plus besoin de joindre un extrait K pour certaines démarches administratives comme la demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire ou la candidature à un marché public.

En bref, ce petit bout de papier (ou fichier PDF, plus réaliste) est indispensable pour toutes sortes de démarches administratives. On vous le réclame et, parfois, sans prévenir. Mais une fois que vous avez votre extrait K en main, vous pouvez respirer : vous êtes officiellement dans la cour des grands.

Que contient l'extrait K d'un auto-entrepreneur ?

L'extrait K, c'est un peu comme une radiographie de votre entreprise. Il révèle toutes les informations essentielles, celles qui permettent à n'importe quel interlocuteur de s'assurer que vous êtes bien en règle. Mais que trouve-t-on exactement dans ce document ? Voici un aperçu détaillé, et attention, rien n'est laissé au hasard :

  • Les informations personnelles : Votre identité est dévoilé en tant que personne physique. On retrouve votre nom, prénom, date et commune de naissance.
  • La raison sociale : Autrement dit, votre nom en tant qu’auto-entrepreneur. Ce n’est pas un simple alias, c’est ce qui vous représente légalement.
  • Votre immatriculation au RCS : Une sorte de numéro de série pour votre entreprise. Comme une plaque d’immatriculation pour votre voiture, ce numéro vous identifie de manière unique.
  • Le numéro SIREN: Composé de 9 premiers chiffres du numéro RCS, il ne change jamais, peu importe les évolutions de votre activité. C'est un peu comme votre ADN d'entrepreneur.
  • L’adresse du siège social : Si votre entreprise avait une maison, ce serait son adresse. C'est là où vous recevez tous les courriers officiels.
  • La date de création : Ce n'est pas votre date de naissance, mais celle de votre entreprise. Une information clé pour prouver que vous êtes en activité depuis une certaine durée.
  • Le type d’activité exercée : On y précise votre secteur d’activité, que vous soyez dans la vente de biens, la prestation de services ou toute autre forme d'activité commerciale.
  • Le code APE (ou NAF) : Ce code à quatre chiffres permet de classer votre entreprise dans une catégorie précise. C’est un peu comme si l'INSEE vous rangeait dans une grande bibliothèque d'activités économiques.
  • Et bien d'autres informations : Comme le Greffe du Tribunal de commerce dont vous êtes rattaché, la date de délivrance de l'extrait KBIS. Dans le cadre d'une SARL ou SAS, il est possible de voir les informations d'un commissaire aux compte.

Voici un exemple d'un extrait KBIS pour que vous puissiez voir à quoi ça ressemble.

exemple kbis

Qui peut faire la demande d'un extrait Kbis ?

La première chose à savoir est que l'extrait Kbis ne concerne que certaines catégories d'entreprises. Ce document est exclusivement réservé aux entreprises commerciales, c’est-à-dire celles qui sont immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Si vous êtes auto-entrepreneur dans une activité commerciale, comme la vente de biens ou de services, vous êtes en plein dans cette catégorie.

Cependant, si vous exercez une activité artisanale ou une profession libérale, vous n’avez pas besoin de Kbis. Dans ces cas-là, l'extrait Kbis ne vous concerne pas du tout. À la place, ce qui vous sera demandé, c’est votre numéro Siren, ce précieux code à 9 chiffres qui prouve l'existence légale de votre entreprise. Grâce à ce numéro, vous pouvez obtenir un justificatif d'immatriculation au Registre National des Entreprises (RNE), ce qui fait tout autant office de "carte d’identité" pour votre activité.

En résumé, si vous vendez des produits ou des services sous une forme commerciale, le Kbis est votre allié. En revanche, si vous êtes artisan ou professionnel libéral, ne perdez pas votre temps à chercher un Kbis, il ne vous sera pas utile.

Le RNE, c’est quoi ?

Le Registre National des Entreprises (RN)) est désormais le point central pour immatriculer toute entreprise en France via le Guichet Unique (géré par l'INPI), qu’il s’agisse d’une micro-entreprise, d'une société, ou d'une activité artisanale ou agricole. Depuis le 1er janvier 2023, avec l’entrée en vigueur du décret n° 2022-1014, ce registre a remplacé plusieurs anciens répertoires comme le Répertoire des Métiers (RM) et le Registre des Actifs Agricoles (RAA), simplifiant ainsi le paysage administratif pour les entrepreneurs.

Lorsque vous vous immatriculez au RNE, cela revient à obtenir une nouvelle fiche d'identité de votre entreprise (avec moins de détails que l'extrait Kbis - voir l'image ci-dessous). Ce certificat d'inscription prouve votre existence légale et vient souvent en complément de l’extrait Kbis pour de nombreuses démarches administratives. Que vous soyez artisan, profession libérale, ou encore agriculteur, cette immatriculation au RNE vous concerne directement.

extrait rne

Cependant, si vous exercez dans des secteurs spécifiques, le RNE ne suffit pas à lui seul. Les agents commerciaux, par exemple, doivent également être inscrits au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Cela fonctionne un peu comme une double nationalité administrative : vous êtes inscrit à la fois au RSAC et au RNE, chaque registre ayant un rôle distinct. De même, les entreprises commerciales doivent toujours être immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), en plus du RNE.

En résumé, le RNE est devenu incontournable pour toute entreprise en France, mais il coexiste encore avec des registres spécifiques comme le RSAC et le RCS, selon la nature de votre activité, le temps peut être d'une future transition définitive.

Pourquoi et quand l’extrait Kbis est-il nécessaire pour un micro entrepreneur ?

L’extrait Kbis, c’est un peu le sésame administratif pour faire avancer votre auto entreprise dans certaines démarches clés. Il sert à prouver juridiquement que votre activité est bel et bien légitime et en règle. Mais à quel moment ce précieux document vous sera-t-il demandé ?

Ouverture d’un compte bancaire professionnel

Première étape incontournable pour toute entreprise, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel. Et là, pas de surprise : de nombreuses banques comme Shine ou le Crédit Agricole exigent un Kbis récent, généralement de moins de trois mois. Pourquoi ? Simplement pour s’assurer que vous êtes bien enregistré au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et que votre entreprise est en règle. Sans ce document, ouvrir un compte en banque pro pourrait s’avérer aussi compliqué que faire entrer un carré dans un cercle.

Réponses aux appels d’offres

Si vous envisagez de répondre à des marchés publics, préparez-vous aussi à sortir votre Kbis. Ce document est une véritable preuve de solidité pour votre entreprise. Il rassure les pouvoirs publics sur votre légitimité et votre capacité à répondre aux exigences d’un contrat. Sans un Kbis à jour, vos chances de décrocher un appel d'offres fondent comme neige au soleil.

Relations avec les fournisseurs

Un autre moment où le Kbis devient crucial, c’est lorsque vous établissez des relations avec vos fournisseurs. Que vous cherchiez à acheter du matériel ou à conclure un contrat, ces derniers ne feront souvent affaire avec vous que si vous pouvez prouver la légalité de votre activité. C’est là que votre Kbis entre en jeu : un document à jour leur garantit que vous êtes sérieux, en règle, et digne de confiance. C’est un peu comme la poignée de main formelle avant de signer quoi que ce soit.

En résumé, l'extrait Kbis est comme un laissez-passer qui vous ouvre de nombreuses portes. Sans lui, certaines démarches cruciales pourraient bien rester bloquées, et vous vous retrouveriez à tourner en rond. Donc, dès que vous en avez besoin, assurez-vous qu'il soit à jour !

Comment obtenir un extrait Kbis pour un auto-entrepreneur ?

Obtenir un extrait Kbis, c’est comme récupérer la clé qui vous ouvre officiellement les portes de l’entrepreneuriat. Mais pas de panique, le processus est plutôt simple, surtout à l’ère du tout numérique. Voici comment procéder si vous êtes auto-entrepreneur avec une activité commerciale.

À la création de l’entreprise

Dès que vous déclarez le démarrage de votre activité, c’est un peu comme appuyer sur un bouton qui lance la machine administrative. Lors de votre inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), vous n'avez même pas besoin de faire une demande spécifique pour obtenir votre extrait Kbis. Ce dernier vous est délivré automatiquement après l’enregistrement de votre micro-entreprise.

Cette inscription se fait via le Guichet Unique, un portail en ligne qui centralise toutes les démarches administratives. Il vous suffit de déclarer votre début d’activité, fournir quelques documents (comme une pièce d'identité et un justificatif de domicile), et hop ! Votre dossier est envoyé au greffe du tribunal de commerce de votre région. Dès que votre immatriculation est validée au RNE et au RCS, le Kbis vous est envoyé sous 3 à 7 jours ouvrés.

En clair, vous n’avez pas à courir après ce document lors de la création de votre entreprise. Il vous est attribué automatiquement, vous laissant le temps de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire prospérer votre activité.

Au cours de la vie d'une entreprise

Une fois votre micro entreprise lancée, vous pouvez avoir besoin de votre extrait Kbis à plusieurs reprises. Heureusement, obtenir un Kbis valide en cours de vie d’entreprise est tout aussi simple qu’à sa création.

Si vous êtes inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et au RNE, vous pouvez demander un extrait Kbis à tout moment via le service en ligne Monidenum.fr, géré par les greffes des tribunaux de commerce. En créant un compte, vous avez un accès à un extrait KBIS gratuit et permanent, que vous pouvez télécharger en quelques clics si vous êtes le représentant légal de votre structure.

Attention

Le service Monidenum, bien que gratuit, exige une vérification de votre identité avec des étapes plus ou moins longues

Autre option : vous pouvez également obtenir votre Kbis via le site Infogreffe.fr. Toutefois, dans ce cas, la commande est payante pour chaque demande. Comptez environ 3,50€ HT pour un extrait Kbis au format électronique et 4,50€ HT pour avoir un exemplaire supplémentaire par voie postale. Vous avez même la possibilité de souscrire à un service d’envoi périodique pour recevoir automatiquement un extrait Kbis à jour, évitant ainsi toute surprise lors de démarches administratives. Une alternative moins cher est de passer par Kbis-en-ligne.com où le prix du Kbis ne dépasse pas 1,39€ HT.

Enfin, n’oubliez pas que le Kbis a une durée de validité de 3 mois. Il est donc essentiel de vérifier que votre document est toujours à jour avant de le transmettre à vos partenaires, fournisseurs ou banques.

Comment vérifier le Kbis d’un auto-entrepreneur ?

Accéder au Kbis d'un tiers

Le Kbis d'un auto-entrepreneur est un document public. Cela signifie que toute personne – que ce soit un particulier, une entreprise ou un fournisseur – peut vérifier l’existence légale de votre auto-entreprise. Pour cela, il suffit que cette personne fasse une demande d'un extrait K ou Kbis via les services en ligne comme Kbis-en-ligne.com, Infogreffe ou Monidenum. Il est à noter que cette démarche est obligatoirement payante.

Autres moyens de vérification

Si vous ne souhaitez pas passer par le Kbis, il existe d'autres moyens de vérifier l’existence d’une entreprise. Par exemple, vous pouvez consulter l’existence légale d’une entreprise via son numéro SIREN, en utilisant des plateformes comme le site de l’INSEE pour les professions libérales, la Chambre des Métiers et de l’Artisanat pour les artisans ou societe.com et pappers.fr. Ces options permettent également de prouver l’immatriculation et la légalité de l’entreprise.

societe-com-tva

Quelles sont les différences entre l’extrait K et d’autres documents administratifs ?

Comme nous l'avons vu, tous les auto-entrepreneurs ne sont pas assujettis à l'extrait KBIS en fonction de leur domaine d'activité.

Extrait D1 pour les artisans

Si vous êtes artisan, vous n’avez pas besoin d’un extrait Kbis. À la place, c’est l’extrait D1 qui est votre document administratif de référence. Ce document est délivré par la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA) et remplit un rôle similaire au Kbis. Il prouve l’immatriculation de votre activité artisanale et sa légalité.

Bon à savoir

L'extrait D1 a été supprimé en lieu et place de l'extrait RNE du Registre National des Entreprises depuis le 1er janvier 2023. Vous pouvez l'obtenir gratuitement sur le site de l'INPI grâce à votre numéro SIREN.

Avis de situation au répertoire SIRENE pour les professions libérales

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité libérale, l’extrait Kbis ne s’applique pas non plus. À la place, l’administration exige un avis de situation au répertoire SIRENE, disponible via le site de l’INSEE. Ce document atteste de l’existence de l’entreprise et est souvent requis pour des démarches administratives spécifiques.

exemple avis de situation sirene

Que vous soyez artisan ou profession libérale, d’autres documents remplacent l’extrait Kbis pour prouver la légalité de votre entreprise, tout en jouant le même rôle administratif.

Existe t-il des sanctions en cas d’absence de Kbis ?

Ne pas disposer d’un extrait Kbis lorsque vous y êtes soumis peut entraîner de lourdes conséquences. Si vous êtes un auto-entrepreneur exerçant une activité commerciale et que vous ne vous êtes pas immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), vous vous exposez à plusieurs sanctions.

Immatriculation forcée

Si vous ne répondez pas à votre obligation d’immatriculation, le juge commis à la surveillance du RCS peut vous forcer à régulariser votre situation. En d'autres termes, votre entreprise peut être immatriculée d’office, sans votre accord.

Amendes et astreintes

Vous risquez également des amendes ou des astreintes si vous n’effectuez pas votre immatriculation dans les délais. Ces astreintes peuvent s'accumuler jusqu’à ce que vous soyez en règle.

Peine d’emprisonnement et amende pour travail dissimulé

Dans les cas les plus graves, si vous avez volontairement omis d’immatriculer votre micro-entreprise, vous risquez jusqu'à 3 ans d’emprisonnement et une amende pouvant aller jusqu'à 45 000 € pour travail dissimulé. L’Urssaf effectue des contrôles réguliers pour s’assurer que toutes les entreprises sont bien en conformité.

A votre place, je ferais donc très attention. Ne pas s’immatriculer et obtenir son Kbis, quand il est nécessaire, peut entraîner des sanctions sérieuses qui mettent en péril votre activité. Il est donc crucial de rester en règle pour éviter ces situations.

FAQ

Pourquoi n'ai-je pas de Kbis ?

Si vous n’exercez pas une activité commerciale, vous ne recevrez pas de Kbis. Vous aurez un extrait RNE (artisan) ou un avis de situation SIRENE (profession libérale).

Puis-je travailler sans Kbis ?

Oui, vous pouvez exercer votre activité sans Kbis si vous n’êtes pas tenu de vous immatriculer au RCS. Certaines activités n'exigent pas ce document.

Est-ce qu'un auto-entrepreneur dispose d'un Kbis ?

Un auto-entrepreneur dispose d'un extrait K (équivalent du Kbis) uniquement s’il exerce une activité commerciale. Les artisans et professions libérales n'en ont pas besoin.

Où trouver un extrait Kbis auto-entrepreneur gratuit ?

Vous pouvez obtenir votre Kbis sur le site Monidenum.fr. L’obtention est gratuite si vous êtes auto-entrepreneur, mais elle peut être payante pour les tiers qui devront alors se tourner vers le site infogreffe.fr.