Kbis de moins de 3 mois : est-ce une obligation ?

Qu'est-ce que le Kbis et quelle est sa durée de validité ?

Le Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce, et il constitue une véritable preuve de l’existence légale d'une entreprise. Il témoigne de sa situation juridique et administrative à un moment donné. En tant que représentant officiel de votre société, le Kbis contient des informations cruciales telles que la raison sociale, le capital, l’adresse du siège social, ainsi que l’identité des dirigeants. Ces éléments font du Kbis un document indispensable pour la transparence et la confiance dans les relations professionnelles.

Bien que le Kbis ne dispose d’aucune durée de validité légale, dans la pratique, il est souvent exigé sous une forme actualisée, généralement de moins de 3 mois. Pourquoi ? Parce que le Kbis reflète la situation de votre entreprise à un instant donné, et toute modification interne, comme un changement de dirigeant, de capital ou d’adresse, rend l’ancienne version obsolète. En fournissant un Kbis périmé, vous risquez de donner des informations qui ne correspondent plus à la réalité de votre société, ce qui peut nuire à la fiabilité perçue par vos partenaires.

Chaque changement au sein de l'entreprise, qu'il s'agisse d'un déménagement, d'une modification du capital social, ou d'une évolution du statut juridique, doit être reporté et mis à jour sur le Kbis. Ainsi, pour répondre aux exigences légales et commerciales, il est conseillé de maintenir un extrait à jour, généralement tous les trimestres.

Pourquoi un Kbis de moins de 3 mois est-il nécessaire ?

Dans de nombreuses situations, les entreprises doivent fournir un extrait Kbis de moins de 3 mois pour garantir que les informations relatives à leur situation juridique et administrative sont à jour. Ce document récent est souvent exigé dans le cadre de plusieurs démarches administratives et commerciales essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise.

Voici quelques exemples d’exigences courantes :

• Ouvrir un compte bancaire professionnel : La majorité des banques exigent un extrait Kbis récent pour l’ouverture d’un compte dédié à l’activité de votre entreprise. Cela leur permet de s’assurer que votre société est légalement enregistrée et que ses informations sont exactes.
• Participer à des appels d’offres (publics ou privés) : Que vous souhaitiez répondre à un marché public ou à un appel d’offres privé, les organisateurs demandent presque toujours un extrait Kbis à jour pour vérifier que votre entreprise est en règle et capable de remplir ses obligations contractuelles.
• Signer un contrat de location d’un local commercial : Les propriétaires de locaux commerciaux exigent généralement un Kbis récent avant de signer un contrat de location. Cela leur permet de vérifier l’identité et la stabilité financière de l’entreprise locataire.
• Effectuer des démarches administratives diverses : Lors de la création d’une entreprise ou de la modification de ses statuts, vous devrez régulièrement fournir un extrait Kbis de moins de 3 mois à différentes administrations pour finaliser vos démarches.

Comment obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois ?

Pour obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois, plusieurs options s’offrent à vous. Que ce soit en ligne ou par voie postale, il existe des services spécialisés qui vous permettent d’obtenir ce document rapidement et efficacement.

Utiliser une plateforme en ligne

Les plateformes comme Infogreffe, Pro Entreprises, et MonIdenum sont des services reconnus pour délivrer des extraits Kbis à jour. Infogreffe est le service officiel des greffes des tribunaux de commerce, tandis que Pro Entreprises et MonIdenum sont des plateformes qui regroupent des données d’entreprises et permettent de télécharger un Kbis en quelques clics. Ces solutions en ligne offrent une rapidité d’obtention et une accessibilité 24h/24, parfaites pour les besoins urgents.

Demander un extrait Kbis périodique

Si vous avez besoin d’un Kbis actualisé tous les 3 mois, il est possible de souscrire à un abonnement périodique sur certaines plateformes comme Infogreffe. Ce service vous permet de recevoir automatiquement un Kbis à jour, évitant ainsi toute démarche manuelle. Cette option est idéale pour les entreprises qui doivent fréquemment fournir un Kbis récent pour leurs partenaires ou démarches administratives.

Modalités de demande (en ligne, courrier, voie électronique)

Il est également possible de faire une demande ponctuelle d’extrait Kbis via plusieurs canaux. Vous pouvez le télécharger en ligne sur les plateformes mentionnées plus haut, ou bien en faire la demande par courrier postal auprès du tribunal de commerce compétent. Enfin, Infogreffe et Pro Entreprises proposent l’envoi du Kbis par voie électronique au format PDF, ce qui permet de le recevoir directement dans votre boîte email en quelques minutes.

Les motifs de mise à jour d’un Kbis

Un extrait Kbis doit refléter avec précision la situation actuelle de votre entreprise. Ainsi, lorsque certains changements internes surviennent, il est obligatoire de mettre à jour ce document pour garantir que les informations qu'il contient sont à jour et récentes. Cela permet non seulement de respecter la loi, mais aussi de maintenir la transparence vis-à-vis de vos partenaires commerciaux et des institutions.

• Si votre entreprise change d’adresse, il est impératif de mettre à jour le Kbis pour refléter ce changement, car l’adresse du siège social est l’une des informations principales de l'extrait.
• En cas d'augmentation ou de réduction du capital social, que ce soit lors de l'entrée ou de la sortie d’un associé, cette modification doit être reportée sur le Kbis.
• Lorsqu’un nouveau dirigeant prend les commandes ou qu’un associé quitte la société, il est essentiel de faire cette mise à jour afin que le Kbis reflète correctement la nouvelle direction de l’entreprise.
• Si votre entreprise modifie son nom commercial ou change de statut juridique (SARL, SAS, etc.), cela doit être mis à jour sur le Kbis pour que les tiers puissent avoir accès aux informations exactes.
• En cas de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire, le Kbis sera automatiquement mis à jour pour indiquer la situation judiciaire de l’entreprise.

Comment mettre à jour un extrait Kbis ?

Mettre à jour un extrait Kbis est une étape essentielle dès que des changements significatifs interviennent au sein de votre entreprise. Cette mise à jour doit suivre une procédure précise pour être validée par les autorités compétentes et garantir que votre entreprise soit conforme à la législation en vigueur.

Pour réaliser ces démarches il vous faudra quelques pièces justificatives pour accompagner votre dossier.

• Procès-verbal de l’AG
• Formulaire CERFA M2 (modifications statutaires) ou M3 (changement de dirigeant) à remplir et à joindre au dossier.
• Statuts mis à jour
• Attestation de publication dans un journal d’annonces légales
• Pièces d’identité du nouveau dirigeant (le cas échéant)
• une déclaration sur l'honneur de filiation et de non-condamnation.

Une fois ces démarches effectuées, votre Kbis sera automatiquement mis à jour avec les nouvelles informations.

Mettre à jour votre Kbis est une démarche incontournable pour assurer la conformité légale de votre entreprise et renforcer la confiance de vos partenaires commerciaux. En suivant les étapes de mise à jour et en fournissant les pièces justificatives nécessaires, vous garantissez que votre société est correctement représentée aux yeux des tiers. Veillez à maintenir un extrait Kbis à jour tous les 3 mois pour éviter tout blocage administratif ou commercial.