Vérifier un extrait Kbis, comment et pourquoi ?

Dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, la législation impose une obligation de vigilance à tout donneur d'ordre collaborant avec un sous-traitant. Parmi les documents à vérifier, l'extrait Kbis est incontournable. Cet extrait, véritable carte d'identité de l'entreprise, atteste de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et au Registre national des Entreprises. Il ne suffit toutefois pas de l'obtenir, vous devez aussi en vérifier l'authenticité pour garantir la conformité de vos partenaires. Nous vous expliquons comment vérifier un extrait Kbis et pourquoi cette démarche est essentielle pour éviter tout risque juridique et protéger votre activité.

L’obligation de vigilance du donneur d’ordre (vis-à-vis du sous-traitant)

L'obligation de vigilance impose au donneur d'ordre de vérifier un certain nombre de documents lorsqu'il fait appel à un sous-traitant. Encadrée par les articles L8222-1 et D8222-5 du Code du Travail, cette obligation s'applique dès que le montant total des prestations dépasse 5000 € HT par an. Cette démarche permet de vous assurer que votre sous-traitant est bien immatriculé au Registre du commerce et des sociétés, et qu’il respecte la réglementation en vigueur.

L'objectif principal est de lutter contre le travail dissimulé en s'assurant que le sous-traitant est bien enregistré et indépendant. Cela permet d'écarter le risque de requalification du contrat de sous-traitance en contrat de travail, une situation pouvant entraîner des sanctions financières et juridiques importantes.

Enfin l'extrait Kbis doit être remis dès le début du contrat et il est impératif qu’il soit daté de moins de 3 mois pour être valide.

Bon à savoir

Il est eecommandé de vérifier régulièrement la validité de l'extrait Kbis pour les contrats de longue durée.

Comment vérifier l’authenticité de l’extrait Kbis ?

Pour vérifier l’authenticité d’un extrait Kbis, plusieurs outils simples sont à votre disposition :

  • Code de vérification : Chaque extrait Kbis comporte un code unique de 10 caractères (chiffres et lettres). Il vous suffit de le saisir sur le site d'Infogreffe pour vérifier la conformité du document.
  • QR Code : À côté du code de vérification, un QR code est également présent en haut à droite de votre document. En le scannant, vous accédez directement à la page de vérification en ligne.
  • Site Infogreffe : Rendez-vous sur Infogreffe pour saisir le code de vérification et obtenir la confirmation que l'extrait Kbis est bien authentique.

qr code kbis

Dans certains cas, notamment pour les documents remis en main propre par le Greffe, il est possible que ces codes de vérification ne soient pas disponibles. Dans ce cas, une vérification directe auprès du Greffe peut être nécessaire.

Que contient un extrait Kbis ?

Le Kbis inclut des informations clés, telles que l'identification de la société : numéro SIREN, immatriculation au RCS, dénomination sociale. Il précise également la forme juridique de l'entreprise (SARL, SAS, SA) ainsi que son capital social. L’adresse du siège social et l’activité principale de l’entreprise y sont mentionnées.

De plus, le document fournit des renseignements sur les dirigeants, incluant leurs noms, fonctions et adresses. Enfin, il détaille l’adresse de l’établissement principal et la date de démarrage de l’activité.

Quels autres documents à vérifier ?

En plus de l'extrait Kbis, plusieurs autres documents légaux doivent être collectés pour répondre à l'obligation de vigilance. Voici quelques exemples :

  • Attestation de vigilance URSSAF : Ce document prouve que le sous-traitant est à jour de ses cotisations sociales.
  • Attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle : Cette attestation garantit que le sous-traitant est couvert en cas de dommages causés pendant l'exécution de la prestation.
  • Certificat de régularité fiscale : Il atteste que le sous-traitant est à jour de ses obligations fiscales.
  • Liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail : Si applicable, ce document prouve que les salariés étrangers du sous-traitant disposent des autorisations nécessaires pour travailler en France.

Ces documents, comme le Kbis, doivent être régulièrement vérifiés et renouvelés pour garantir la conformité juridique tout au long du contrat.

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