Kbis perdu ? Que faire ?
Kbis perdu ? Que faire ?
Que ce soit pour remplir des démarches administratives, tenter de décrocher des partenariats ou régulariser les actes du quotidien, les entreprises ont l’obligation de fournir certains documents. Un kbis perdu peut donc devenir un véritable problème. Que faire lorsque cette situation se présente ? Vous avez égaré le précieux document et avez besoin de prouver rapidement l’existence légale de votre entreprise ? Pas de panique : nous détaillons les étapes à compléter pour vous en faire délivrer un nouvel exemplaire dans les meilleurs délais.
Comment récupérer un Kbis perdu ?
La perte de votre Kbis est généralement une situation moins complexe qu’il n’y parait. Souvent, le fait de ne pas trouver ce document s’explique simplement par des recherches mal effectuées. De ce fait, il est préférable d’adopter les bonnes approches pour y remédier.
Quelle est l'utilité d'un extrait Kbis ?
Il ne faut pas oublier qu’un extrait Kbis est un acte important pour une entreprise. Son utilité première est d’offrir une preuve légale de l'existence de celle-ci. Bien que ces informations soient importantes comme le numéro de SIREN, le code APE ou encore le nom du dirigeant, elles ne sont ni sensibles ni confidentielles. Pour cette raison, les Kbis des sociétés sont accessibles à toute personne désirant en obtenir une copie.
Demander une copie de votre extrait Kbis
Récupérer un extrait Kbis n’est pas difficile. Le demandeur doit procéder en déposant une demande de Kbis sur MonIdenum par exemple. Si elle émane du chef d'entreprise, le document est remis gratuitement. Autre solution, la procédure peut être menée sur Infogreffe mais votre kbis sera payant. La demande pour un nouvel extrait Kbis se fait alors en quelques clics.
Pour l’entrepreneur comme pour les tierces parties, il n'est donc pas difficile d’obtenir des informations sur une entreprise. D’autres alternatives peuvent être envisagées :
- Prendre contact avec le Greffe du Tribunal de commerce ;
- Opter pour une démarche en ligne via Pro Entreprises pour un extrait Kbis au format PDF.
Si infogreffe est à la fois simple et accessible, elle n’est pas valable pour les entrepreneurs situés en Alsace, en Guyane ou en Moselle.
Effectuer une demande via Infogreffe
L’alternative la plus accessible et la plus rapide consiste à remplir ces démarches sur infogreffe. Si l’objectif est de remplacer rapidement un kbis perdu, cette plateforme vous permet de réaliser votre demande en un rien de temps. Les étapes sont simples :
- Commencez par vous rendre le site ;
- Dirigez-vous vers la barre de recherche pour y taper le nom de l’entreprise ou son numéro SIREN ;
- Sélectionnez la case correspondant à la société concernée ;
- Appuyez sur « Commander un document », avant de choisir « Extrait Kbis » ;
- Il suffit enfin de remplir le formulaire qui s’affiche en mentionnant vos coordonnées
- Réglez les frais requis pour compléter la demande de l’extrait au format électronique.
Le délai d’envoi du Kbis
Une fois la demande dûment remplie et envoyée, le demandeur reçoit un lien de téléchargement par e-mail. Celui-ci permet d’enregistrer une version PDF du document. La démarche peut être lancée, sans qu’il ne soit nécessaire de remplir une déclaration de perte. Le demandeur peut également envisager de s’abonner pour recevoir la mise à jour périodique des extraits KBIS.
Il faut compter 3,20€ pour un extrait Kbis au format électronique sur Infogreffe.
La demande auprès du greffe du tribunal
La demande peut être faite en envoyant un courrier au greffe du tribunal du commerce dont dépend l’entreprise. Pour être valide, la lettre doit contenir :
- Le nom de l’entreprise ;
- L’adresse de son siège social ;
- Son numéro SIREN ;
- Sa forme juridique.
Plusieurs étapes sont à compléter. Commencez par rédiger une demande, avant de remplir scrupuleusement les points suivants :
- Inscrivez vos coordonnées complètes, dont votre nom, votre prénom, vos contacts…
- Joignez un chèque correspondant aux frais demandés pour l’émission du document ;
- Faites parvenir votre dossier au greffe concerné par le biais d’un courrier recommandé avec accusé de réception ;
Le courrier recommandé est particulièrement intéressant. Il permet de mettre un accusé de réception qui aura ensuite valeur de preuve d’envoi.
Que faire si le Kbis a été modifié entre temps ?
Les extraits Kbis sont mis à jour, afin de fournir des informations fiables en toute circonstance. Si vous faites face à un problème de kbis perdu, des changements d’informations ont pu être enregistrés entre-temps. Si tel est le cas, le nouveau Kbis doit faire mention de cette récente modification. Celle-ci peut porter sur différents éléments, dont :
- Un changement de forme juridique ;
- Un changement de logo ;
- Un changement de dénomination sociale ;
- Un remplacement de dirigeant ;
- Une hausse de capital ;
- Un transfert de siège social ;
- Un changement de métier.
La mise à jour du Kbis
Ainsi, tout changement majeur dans l’identité ou l’activité de l’entreprise entraîne obligatoirement des révisions de l’extrait Kbis. Pour enregistrer ces nouveautés, il suffit d’aller sur le Guichet Unique de l'INPI et remplir une demande de modification pour que le changement soit pris en compte par le Registre national des Entreprises. Vous aurez alors à fournir votre numéro SIRET, détailler la modification, puis vérifier votre formulaire avant d’envoyer la demande. Si la démarche est effectuée en ligne, vous aurez également besoin d’ajouter les justificatifs demandés. Une signature digitale et un chèque de paiement viendront compléter le dossier.
FAQ
Combien coûte un extrait Kbis ?
Le prix d'un extrait Kbis varie en fonction de la méthode de commande. Si vous le commandez en ligne via le site d'Infogreffe, le coût est d'environ 3,20 € pour une version numérique et 3,85 € pour une version papier envoyée par courrier. Ces tarifs peuvent légèrement varier en fonction des frais administratifs appliqués.
Comment demander un duplicata d'extrait Kbis ?
Pour obtenir un duplicata d'extrait Kbis, vous devez vous rendre sur le site officiel d'Infogreffe et rechercher l'entreprise concernée à l'aide de son numéro SIREN ou de sa dénomination sociale. Une fois la fiche de l’entreprise trouvée, vous pouvez commander un nouvel extrait Kbis en ligne. Ce service est payant et vous pouvez recevoir le duplicata sous format numérique ou papier.
Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis a une durée de validité de 3 mois. Passé ce délai, il est recommandé d'en commander un nouveau afin de vous assurer que les informations concernant l’entreprise sont à jour, notamment pour répondre à l’obligation de vigilance vis-à-vis de vos sous-traitants.