Combien de temps mon extrait Kbis est-il valide?

Quelle est la durée de validité d'un extrait kbis d'une entreprise ?

La réponse est simple comme bonjour ! La durée de validité d'un extrait KBIS est de moins de 3 mois soit 90 jours à compter de la date d'émission, que ce soit sa version papier ou numérique. En effet, pour la plupart des procédures officielles pour la gestion d'une entreprise, il est d'usage de fournir des KBIS récents. C'est d'autant plus important concernant les sociétés et leurs démarches commerciales. De fait, il faut toujours donner un kbis de moins de trois mois lorsque l'on doit entreprendre une démarche (ouverture de compte bancaire, apple d'offres, facturation client, etcc.).

Cependant, la validité du kbis est en pratique plus longue que 3 mois. Merci l'administration française ! Effectivement, cet acte authentifié par le greffe contient de nombreuses informations relatives à une société, mais qui ne sont pas vouées à changer tous les quatre matins. Par exemple, si le siège social ou le principal dirigeant ne changent pas d'adresses, la validité de l'extrait kbis serait toujours bonne. En somme, on pourrait considérer que le kbis n'a pas de durée de validité tant que les renseignements sur l'entreprise ne sont pas modifiés et qu'aucun changement de dirigeant n'est opéré. Ca serait tellement plus simple et plus économique pour les patrons d'entreprises !

Mais dans la pratique, néanmoins, les choses sont plutôt différentes. Il est possible que lorsque l'on présente un certificat de plus de 3 mois, il ne soit pas considéré comme valide ni officiel par les interlocuteurs qui le reçoivent. Et c'est ici que ça se complique ! Ces derniers peuvent alors imaginer que les renseignements décrits dans le kbis ont pu changer dans les derniers mois et, ainsi, ne plus être exacts. Ou pire, imaginer que la société est fictive ou a déjà cessé son activité. Afin d'éviter les interrogations ou les doutes des partenaires ou prestataires de votre entreprise, il est donc conseillé de fournir un KBIS récent. Un point c'est tout !

La durée de validité réduite du Kbis en cas de modification des informations

Il faut savoir que la durée de validité du Kbis est réduite lorsque des modifications importantes sont apportées à l'entreprise, telles que le changement de gérant, la modification du capital social, l'ajout ou la suppression d'une activité, le déménagement du siège social, ou encore le lancement d'une procédure collective. Dans ces cas, le dirigeant est tenu de mettre à jour son extrait Kbis et de fournir la version modifiée aux partenaires qui en font la demande.

Vous me direz sans doute que vous ne savez pas comment réaliser la mise à jour de votre KBIS. Ce n'est pas un souci, suivez ce conseil. Elle va se faire en deux étapes. Tout d'abord, une annonce doit être publiée dans un journal d'annonces légales du département où se trouve le siège social de l'entreprise. Cette publication doit intervenir dans le mois suivant le changement afin d'informer les tiers. Vous me suivez toujours ? Ensuite, il faut effectuer une inscription modificative au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Mais pour cela, un dossier doit être soumis via un Centre de Formalités des Entreprises (CFE) ou par le biais d'Infogreffe.

Le dossier doit inclure sans rien oublier :

• Un exemplaire de la décision de modification
• Un formulaire Cerfa M2 ou un formulaire Cerfa M3, en cas de changement de dirigeant (accompagné de sa pièce d'identité, de sa déclaration de non-condamnation et de filiation)
• L'attestation de parution au journal d'annonces légales

Quels sont les moyens pour avoir un KBIS toujours valide en sa possession?

C'est possible et c'est pratique ! Pour disposer d’originaux de kbis datant de moins de 3 mois, il est judicieux de souscrire un abonnement auprès d’Infogreffe. Vous pouvez spécifier le nombre d’exemplaires souhaités, la fréquence de réception, ainsi que la durée de l’abonnement. Ainsi, vous êtes assurés d’avoir constamment des kbis valides à fournir à tout partenaire commercial ou client qui le demande. Bien sûr dans ce monde, rien n'est gratuit ! Ce service est payant, et le coût dépend du nombre d’exemplaires désirés et de la fréquence de réception.

La deuxième solution est de s'inscrire sur le site monidenum.fr, qui permet de télécharger un extrait KBIS directement en ligne et gratuitement depuis 2020. Ce portail a été conçu par les greffes des tribunaux de commerce.

Quelle est la durée de validité d'un extrait kbis en anglais ?

Une internationalisation de votre entreprise ? Pas de panique ! Lorsque l'on envisage le développement de son entreprise à l'international, il est nécessaire de faire traduire son extrait kbis avec assermentation et légalisation. De manière générale, on recommande d'opter pour une traduction unique en anglais, puisqu'il s'agit de la langue internationale du commerce. Cependant, les prestataires et éventuels partenaires internationaux auront les mêmes exigences sur la validité du kbis que des interlocuteurs français. De ce fait, il faudra leur fournir un extrait kbis de moins de 3 mois afin de les rassurer sur la validité des informations qu'il contient. En 2023, environ 60% des entreprises françaises ayant des activités internationales ont eu besoin de faire traduire leur kbis.

Comment obtenir un extrait kbis pour son entreprise ?

Rapide et facile ! Toute personne peut obtenir un extrait kbis pour une entreprise, à condition d'avoir les informations relatives à cette activité professionnelle. Cependant, la plupart des demandes de kbis sont effectuées par les dirigeants des sociétés. En effet, ce document est nécessaire pour la plupart des procédures et démarches commerciales et administratives.

Pour réaliser cette démarche et obtenir un extrait kbis, il faut se tourner vers le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou sur le site infogreffe.fr pour une demande en ligne. Il existe aussi monidenum.fr et pappers.fr pour un téléchargement au format numérique. Sinon, de manière générale, le greffe du tribunal de commerce fournit un extrait kbis aux entreprises en une dizaine de jours si la demande est faite par voie postale. Ce délai peut évidemment varier en fonction de l'ancienneté de l'entreprise, de sa forme juridique ou des disponibilités des professionnels. Néanmoins, il est rare que le registre du commerce dépasse un délai de 15 jours pour fournir le kbis d'une entreprise. En 2023, environ 95% des demandes de kbis ont été traitées dans ce délai.

Dans quelles circonstances doit-on fournir un extrait kbis ?

Dans de nombreux cas durant la vie d'une société ! Un entrepreneur doit fournir un extrait kbis pour la plupart de ses procédures administratives ou commerciales. Il devra, par exemple, transmettre un extrait kbis à sa banque pour l'ouverture d'un compte professionnel. De la même manière, une entreprise devra donner un extrait kbis dans le cadre d'un achat de fournitures ou de matériaux. Il pourra également être requis dans le cadre d'un développement de l'entreprise à l'international, afin de signer de nouveaux contrats ou d'ouvrir des succursales dans un pays étranger. Quoi qu'il en soit, l'extrait kbis donnera toutes les informations relatives à la société afin que ses partenaires et prestataires puissent travailler avec elle. Sur le kbis, on retrouve par exemple :

• La forme juridique de l'entreprise
• la date de création de la société
• Le dirigeant et ses coordonnées
• La date d'immatriculation de la société
• La raison sociale
• Le nom de la greffe du tribunal de commerce
• le numéro siret/siren,
• son domaine d'activité avec le code NAF
• le capital
• le nom du dirigeant et ses coordonnées