Avis de Situation Sirene ou Kbis ?
Avis de Situation Sirene ou Kbis ?
Dans quel cas utiliser un Avis de situation Sirene et un extrait KBIS ? C'est la question que beaucoup de dirigeants et chefs d'entreprise se posent comme question chaque jour. En effet, ces deux documents sont essentiels pour ouvrir un compte professionnel à la banque, déclarer sa TVA etc..., mais ils diffèrent par leur contenu, leur origine, ainsi que leurs utilisations spécifiques. Ainsi, nous allons essayer de comprendre leurs différences et comment les obtenir.
Qu’est-ce qu’un avis de situation Sirene ?
Si vous ne le savez pas encore, l'avis de situation Sirene est un document officiel émis par l'INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques). Pour faire simple, il fournit une vue d'ensemble sur l'identité et la situation administrative d'une entreprise enregistrée dans le répertoire SIRENE (Système Informatique pour le Répertoire des Entreprises et des Établissements).
Le document comprend des informations de base telles que :
- Numéro SIREN (identifiant unique de l'entreprise)
- Numéro SIRET (identifiant de chaque établissement de l'entreprise)
- Code APE (activité principale exercée)
- Adresse de l'entreprise
- Date de création de l'entreprise
- Dénomination sociale ou raison sociale de l'entreprise
Généralement, l'avis de situation Sirene est souvent utilisé pour des démarches administratives courantes, comme la vérification de l'existence de l'entreprise, la mise à jour des informations administratives. Mais pas seulement, il est possible qu'on vous réclame ce document pour certaines des démarches fiscales et sociales comme la déclaration de TVA ou encore les caisses de retraite.
Comme il est mentionné tout en bas du fichier, l'avis de situation Sirene n'est rattachée à aucune valeur juridique qui soit.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
Pas simple comme définition. Cependant, vous devez savoir que l'extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Comme l'avis de situation Sirene, il est aussi la preuve légale de l'existence juridique d'une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Néanmoins, l'extrait Kbis possède des informations plus détaillées et juridiquement importantes comme :
- Raison sociale, sigle, et enseigne de l'entreprise
- Numéro SIREN et code NAF
- Forme juridique et capital social
- Adresse du siège social et des principaux établissements
- Identité des dirigeants (gérants, administrateurs, etc.)
- Historique des modifications statutaires
- Décisions du tribunal de commerce concernant l'entreprise (par exemple, procédures collectives)
Tout cela fait que l'extrait Kbis est souvent requis par les partenaires et autres fournisseurs pour des démarches administratives et commerciales spécifiques, comme l'ouverture d'un compte bancaire professionnel, la réponse à des appels d'offres ou encore la conclusion de certains contrats commerciaux.
Quelles sont les différences entre l'avis de situation Sirene et l'extrait Kbis ?
Bien que les deux documents soient importants, ils diffèrent de plusieurs manières :
- Leur origine : L'avis de situation Sirene est émis par l'INSEE, tandis que l'extrait Kbis est délivré par le greffe du tribunal de commerce.
- Leur contenu : L'avis de situation Sirene fournit des informations de base sur l'entreprise, alors que l'extrait Kbis contient des informations détaillées et juridiquement importantes.
- Leur utilisation : L'avis de situation Sirene est utilisé pour des démarches administratives simples, alors que l'extrait Kbis est requis pour des démarches spécifiques comme la signature d'un contrat de prestations de services, la demande d'un crédit entreprise par exemple.
- Leur validité : L'avis de situation Sirene n'a pas de durée de validité spécifiée, tandis que l'extrait Kbis est généralement considéré comme valide pendant trois mois.
Où et comment demander un avis de situation Sirene ?
Pour obtenir un avis de situation Sirene, suivez ces étapes :
- Accédez au site officiel de l'INSEE (www.insee.fr).
- Recherchez la section dédiée au répertoire SIRENE.
- Entrez le numéro SIREN de votre entreprise dans le champ de recherche.
- Téléchargez l'avis de situation Sirene qui vous est fourni gratuitement.
Limpide, le processus est simple et rapide et vous avez accès immédiatement au document disponible en ligne.
Où et comment demander un extrait Kbis ?
Pour obtenir un extrait Kbis, plusieurs options s'offrent à vous :
- En ligne : Premièrement, rendez-vous sur le site Infogreffe (www.infogreffe.fr). Ensuite, créez un compte utilisateur si vous n'en avez pas déjà un. Après cela, recherchez votre entreprise en utilisant son numéro SIREN ou sa dénomination sociale, et suivez les instructions pour demander un extrait Kbis. Enfin, le document sera disponible en téléchargement immédiat après le paiement des frais, qui sont généralement d'environ 3,70 €. Pour une solution moins chère et tout aussi rapide et efficace, il suffit de commander votre extrait Kbis sur notre plateforme pour la somme de 1,39€ HT. Et vous aurez votre Kbis directement par mail au format électronique (PDF).
- Par courrier postal : La voie la plus longue ! Rédigez une demande écrite incluant les informations de votre entreprise (nom, numéro SIREN, adresse du siège social) et vos coordonnées pour l'envoi. Une fois cette étape réalisée, joignez un chèque pour couvrir les frais de traitement et d'envoi, et envoyez le tout à l'adresse du greffe compétent. Les frais pour cette méthode sont d'environ 4,08 € et le document est reçu par voie postale sous 3 à 7 jours ouvrés.
- En personne : Peu recommandée ! Rendez-vous directement au greffe du tribunal de commerce avec une pièce d'identité et les informations nécessaires concernant votre entreprise. Attendez dans les files d'attente interminables et faites la demande en personne au guichet et payez les frais requis pour obtenir immédiatement le document.
Suite à la création de votre entreprise au Guichet Unique (INPI), le greffe du trinual de commerce enverra à votre domicile un premier extrait KBIS gratuitement dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés.
FAQ
Peut-on utiliser ces documents à l'international ?
Oui, cependant, il peut être nécessaire de faire traduire ces documents et de les faire légaliser pour qu'ils soient acceptés dans certains pays comme les Etats Unis.
Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?
Un extrait Kbis est généralement considéré comme valide pendant trois mois. En effet, passé ce délai, il est souvent nécessaire de demander un nouvel extrait pour s'assurer que les informations sont à jour et reflètent la situation actuelle de l'entreprise.
Quels sont les coûts associés à l'obtention de ces documents ?
Pour obtenir un avis de situation Sirene, aucun coût n'est associé puisque le document est gratuit et téléchargeable en ligne via le site de l'INSEE. En revanche, pour un extrait Kbis, les coûts varient en fonction de la méthode de demande : environ 3,70 € pour une demande en ligne via Infogreffe et 4,08 € pour une demande par courrier postal ou en personne au greffe du tribunal de commerce.
Quelle est la durée de validité d’un avis de situation Sirene ?
L'avis de situation Sirene n'a pas de durée de validité légale spécifiée. Cependant, les informations qu'il contient doivent être à jour pour être utilisables. Ainsi, il est donc recommandé de vérifier régulièrement et d'obtenir un nouvel avis si nécessaire.